Como seu Escritório de Projetos (PMO) deve enfrentar a crise econômica

Será que sua empresa está preparada para sobreviver à crise econômica? O Escritório de Projetos (PMO) pode ser um importante aliado neste desafio.

A economia brasileira passará em 2015 por uma redução mais severa do nível de atividade econômica, com provável volta da inflação e diminuição de investimentos, levando governos e empresas a fazerem ajustes para enfrentar uma iminente crise econômica. Sua empresa está preparada para sobreviver a este período? Se sua companhia conta com um Escritório de Projetos (PMO), saiba que ele pode ser um importante aliado estratégico em um momento de recessão.

O principal desafio dos profissionais de gerenciamento de projetos em 2015 será evitar desperdícios e otimizar os recursos disponíveis. Com um cenário de redução nas vendas e menos investimentos, conter gastos será importante tanto para a empresa fazer mais com menos e também para a área de PMO reforçar seu papel na organização gerando resultados mais efetivos.

Confira a seguir algumas dicas de como o PMO pode auxiliar sua empresa a passar pela crise econômica de 2015 com mais tranquilidade:

1) Prepare-se para o corte de custos

O mantra “mais rápido, mais barato e com mais qualidade” voltará a rondar o dia-a-dia do gerente de projetos. Haverá uma preocupação maior com a redução de custos, com clientes solicitando redução do escopo frequentemente, além de adequação aos prazos. Esteja preparado para apresentar orçamentos mais competitivos, priorizando no escopo os itens que gerem mais valor ao negócio do cliente (se preferir, utilize a técnica MoSCoW – Must have, Should have, Could have e Won’t have) e planeje ações para que o produto do seu projeto entre antes em operação.

O corte de custos também pode afetar a disponibilidade de recursos para os seus projetos, por exemplo suspendendo novas contratações ou mesmo corte de pessoal. É hora de ser proativo propondo soluções de baixo custo e fácil implementação, além de mostrar como sua área pode gerar mais resultados para a organização. Lembre-se também que a tomada de decisão na Alta Direção requer a consulta de dados estratégicos que podem ser suportados pelo PMO.

2) Adapte o portfólio de projetos à nova realidade

Revise a sua carteira de projetos classificando-o em essenciais, desejáveis e aqueles que podem ser adiados. Não hesite em cancelar projetos que não sejam estratégicos para a sua organização e procure priorizar projetos voltados ao marketing e vendas. Aproveite também para identificar projetos que estejam em andamento há muito tempo e defina ações para acelerar o término.

3) Arrume a casa

Com menos projetos entrando, aproveite a oportunidade para reorganizar seu departamento, aprimorando políticas, processos, templates e, se for o caso, ajudar na revisão de processos das demais áreas da sua empresa. É o momento de investir em projetos internos (corporativos) que otimizem processos produtivos, gerando resultados mais eficazes para a organização.

4) Prepare-se para novos projetos de marketing digital

Menos vendas deverão levar as empresas a investir em estratégias de marketing para enfrentarem à crise, principalmente em ações de marketing digital que possuem investimento menor que outros meios e é muito eficiente. Se você trabalha em uma agência de publicidade digital, provavelmente já está acostumado a esse tipo de projeto e pode observar apenas um aumento em ações de campanhas de mídia online com grande ênfase em performance ou projetos menores que geram resultado mais imediato, como hotsites promocionais.

5) Aprimore sua equipe em outros idiomas para projetos globais

Com um provável cenário de poucos negócios por aqui, muitas empresas brasileiras irão prospectar projetos no Exterior, exigindo que sua equipe esteja preparada para se relacionar com stakeholders em outros países. Sabemos que a comunicação é um dos principais problemas em projetos, e com a barreira cultural e um idioma diferente o risco aumenta. É hora de aprimorar principalmente o inglês e espanhol (ou outro idioma que faça sentido para o seu negócio). Também esteja atento às práticas de gestão de projetos e ferramentas (softwares de gestão de projetos) utilizadas pelos potenciais clientes no Exterior e busque conhecê-las antes de iniciar novos projetos.

Por fim, sua empresa precisa estar pronta e em vantagem para aproveitar oportunidades que podem surgir durante ou após uma crise. É hora de explorar a criatividade e rever os diferenciais do seu negócio em busca de vantagem competitiva.

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Até breve!